امکانات تخصصی سامانه

• امکان الصاق عکس پرسنلی به پرونده های الکترونیکی نرم افزار آرشیو و بایگانی

• امکان تعریف فرمول به منظور تولید کدپرسنلی افراد در نرم افزار آرشیو و بایگانی

• امکان راکد نمودن پرونده های پرسنلی قدیمی جهت جلوگیری از بروزرسانی پرونده

• امکان استفاده از بانک اطلاعاتی مرتبط جهت تکمیل اطلاعات پرونده ها مانند اطلاعات استان و محل خدمت

• امکان اتصال نرم افزار آرشیو به دیگر نرم افزارهای سازمان به منظور اخذ و بروز رسانی اتوماتیک اطلاعات

• امکان اخذ گزارش از نواقص مدارک موجود در پرونده های پرسنلی به منظور تکمیل مدارک پرونده ها

•  امکان برقراری ارتباط با پرسنل ثبت شده در نرم افزار به صورت مستقیم از طریق ارسال پیام کوتاه و ایمیل

• امکان برقراری دسترسی تحت وب به پرونده ها و اطلاعات نرم افزار آرشیو برای کاربران در صورت نیاز سازمان.

•  امکان اتصال نرم افزار آرشیو به دیگر نرم افزارهای سازمان به منظور اخذ و بروز رسانی اتوماتیک اطلاعات

•  امکان اخذ گزارش از نواقص مدارک موجود در پرونده های پرسنلی به منظور تکمیل مدارک پرونده ها

•  امکان برقراری ارتباط با پرسنل ثبت شده در نرم افزار به صورت مستقیم از طریق ارسال پیام کوتاه و ایمیل.

•  امکان برقراری دسترسی تحت وب به پرونده ها و اطلاعات نرم افزار آرشیو برای کاربران در صورت نیاز سازمان.

آرشیو، بایگانی و طبقه بندی الکترونیکی کلیه پرونده های پرسنلی به منظور به حداقل رساندن بایگانی فیزیکی و مشکلات نگهداری و امنیت اسناد، بر اساس اطلاعات اصلی هر پرونده نظیر مشخصات فردی، تاریخ استخدام، محل خدمت، تحصیلات و … و همچنین ضمیمه نمودن کلیه اسناد موجود در پرونده هر فرد با دسته بندی مدارک شناسایی، مدرک تحصیلی، مدارک استخدامی، احکام، تسهیلات، قراردادها، مکاتبات و …

نقش اطلاعات در جهان امروز و اهمیت روز افزون آن بعنوان عامل اصلی و زیر بنایی توسعه علمی، اقتصادی و اجتماعی کشورها بر کسی پوشیده نیست. شمار کسانی که در سطوح مختلف مدیریتی، تجارت، نهادها و سازمان ها فعالیت داشته و به نقش اطلاعات و اهمیت گردش آن پی نبرده باشند بسیار اندک است. ذکر این نکته ضروری است که اطلاعات یک سازمان در حقیقت تاریخ مکتوب و مستند دارایی اصلی ان سازمان محسوب شده و بقا و تداوم یک سازمان به مدارک فوق بستگی دارد.

امکانات عمومی

• بایگانی

• کنسول مدیریتی سیستم

• سطوح دسترسی و تنظیمات کاربران

• فرم ساز

• جستجو

• گزارش ساز

امکانات بایگانی

• امکان انتقال کلیه بخش های سیستم (لیست، جستجو، گزارش و …) به صفحه خانه

• امکان خارج نمودن اطلاعات موجود در سیستم به صورت چاپی، Pdf، اکسل، سربرگ و …

• امکان ارسال (SMS) و (Email) به صورت مستقیم از داخل نرم افزار به اشخاص تعریف شده در دفترچه تلفن

• وجود فضای بایگانی در آرشیوها به منظور راکد نمودن پرونده ها

• ذخیره کلیه تغییرات اعمال شده در پرونده از بدو ایجاد تا کنون در داخل خود پرونده

• اعمال سطح محرمانگی (عادی، محرمانه و …) برای هر یک از پرونده های ثبت شده

• امکان بارگذاری مستقیم اسناد و ضمائم در پرونده از دو منبع کامپیوتر (درایوها) و یا اسکنر

• امکان مرتب کردن ضمائم بارگذاری شده در هر پرونده به ترتیب تاریخ بارگذاری

• امکان دسته بندی ضمائم به شکل درختواره بر اساس نیاز سازمان

• امکان اختصاص تگ منحصر بفرد به تفکیک هر سند در ضمائم پرونده

• امکان تغییر نام و یا تاریخ بارگزاری هر سند در صورت نیاز پس از اسکن مدرک

• امکان copy یا cut کردن یک یا چند سند از یک دسته بندی و paste آن به دسته بندی و یا پرونده ای دیگر

• امکان copy یا cut کردن اطلاعات و ضمائم یک پرونده به پرونده ای دیگر در فرمی دیگر

• امکان خارج نمودن یک یا چند سند بارگذاری شده در پرونده در قالب Pdf

• امکان بارگذاری نامحدود ورژن برای هر سند به تفکیک (نسخه گذاری)

• پیش نمایش فایل های عکس و یا متنی در داخل سیستم قبل از باز کردن

• امکان مرتب سازی لیست پرونده ها بر اساس آخرین تغییر در صورت نیاز

• امکان ورود اطلاعات انبوه از فایل های xml و یا اکسل به فرم های آرشیو

• امکان دسترسی مستقیم به ضمائم پرونده در لیست پرونده ها و کارتابل

امکانات فرم ساز

• امکان تولید شماره سریال فرم ها به صورت سیستمی، فرمولی و یا دو مرحله ای(پیشنویس و اصلی)

• امکان مشخص کردن نحوه دسترسی به محتواهای فرم (اشتراکی یا مالکیتی بودن)

• قابلیت انتشار اخبار RSS از فرم ها در صورت نیاز

• امکان تخصیص فقط خواندنی شدن محتویات هر فرم در صورت نیاز

• امکان تعریف نوع چینش فرم، تعداد ستون ها، مکان نمایی ها و …

• امکان نگهداری ورژن های مختلف فرم بر اساس تغییرات در طول زمان

• وجود انواع فیلدهای مختلف برای استفاده در فرم (فیلدهای سریال، تاریخ و … )

• اامکان اجباری و یا یکتا نمودن فیلدهای مختلف به تفکیک هر فرم

• امکان فرمول نویسی برای هر فیلد بر اساس نیاز سازمان

• امکان وابسته و یا مرتبط نمودن فیلدهای فرم ها به یکدیگر

• امکان وابسته و یا مرتبط نمودن فیلدهای فرم به فیلدهای فرم های دیگر

• امکان ایجاد رابطه بین اطلاعات فرم ها به منظور نمایش اطلاعات مرتبط در کنار هم

• امکان قراردادن لینک سایت ها و یا فولدر های سرور در فیلد لینک

• امکان برقراری ارتباط اطلاعاتی فیلدها با سیستم های خارجی از طریق وب سرویس

• امکان محدود کردن ضمائم بارگذاری شده در سیستم از نظر حجم و قالب فایل

• تعریف الگوی خروجی از اطلاعات فرم با قراردادن تنظیمات شخصی و سربرگ سازمان

• امکان ایجاد طبقه بندی و یا درختواره برای فرم های تعریف شده در سیستم

امکانات جستجو

• وجود نوارثابت جستجو در نوار منوی اصلی نرم افزار با قابلیت تفکیک پذیری بخش مورد نظر برای جستجو

• وجود نوار جستجو در بالای کلیه لیست های سیستم (پرونده ها، کارتابل،فرم ها، کاربران، نقش ها، سمت ها)

• در نظر گرفتن کلمات هم معنی در کلیه(جستجوی تزاروس)در کلیه جستجوها با توجه به بانک کلمات هم معنی

• امکان جستجوی داخل فایل های متنی نظیر word،excel ،powerpoint ،xml ،txt و

• وجود صفحه جستجوی پیشرفته با امکانات ویژه برای بخش های مختلف (آرشیو، کارتابل، فرآیندها)

• امکان جستجوی ضمائم باتوجه به اطلاعات پرونده ها در جستجوی پیشرفته (مثلا شناسنامه آقای احمدی)

• اامکان جستجوی پرونده ها با توجه به فیلدهای فرم ها و فیلتر کردن اطلاعات فیلدها در جستجوی پیشرفته

• امکان جستجوی ضمائم با توجه به طبقه بندی فرم ها، تگ ها، حجم فایل ها، تاریخ بارگذاری و فرمت فایل ها

• امکان جستجو در داخل متون ارسالی از طریق email و sms در جستجوی پیشرفته

امکانات گزارش ساز

• امکان گزارش گیری از کلیه اطلاعات موجود در فرم ها، فعالیت های کاربران، وقایع سیستمی، مراحل فرآیندها

• امکان انجام عملیات محاسباتی، فرمول نویسی، فیلدسازی و … در داخل گزارش ساز

• امکان دسته بندی اطلاعات در خروجی گزارشات

• امکان قرار دادن انواع شروط برای خروجی گزارشات

• تعریف نمودن انواع خروجی از گزارش در فرمت های جدولی، اکسلی، نمودار میله ای، کلوچه ای، خطی

• امکان قرار دادن نتایج گزارشات در صفحه خانه و تغییر شرایط گزارش و بروز رسانی آنها به صورت مستقیم

• امکان مقایسه نتایج چند گزارش موجود در سیستم بطور همزمان

امکانات سطوح دسترسی و تنظیمات کاربران

• امکان تغییر نام کاربری و رمز عبور و تم مورد استفاده در سیستم توسط هر یک از کاربران

• امکان مشاهده کاربران آنلاین در لیست کاربران و آفلاین نمودن در صورت نیاز توسط مدیر نرم افزار

• امکان خارج نمودن لیست کاربران سیستم تحت فرمت اکسل

• امکان استفاده از دیگر چارت ها در تعریف چارت جدید

• امکان تعریف چارت سازمانی به تعداد نامحدود در سیستم

• امکان تعریف واحدهای موجود در سازمان با توجه به سمت ها

• امکان اعمال محدودیت دسترسی برای تمام امکانات موجود در سیستم شامل فرم ها، ضمائم، گزارشات و …

• امکان اختصاص سطح دسترسی در سیستم به کاربران از طریق نقش سازمانی هر فرد

• امکان تعریف چند سمت برای یک کاربر در صورت نیاز

• امکان محدود کردن ip مورد استفاده توسط کاربر برای ورود به سیستم

• امکان تنظیم زبان استفاده از سیستم برای هر یک از کاربران در سه زبان فارسی، انگلیسی و عربی

امکانات کنسول مدیریتی سیستم

• امکان مشاهده کاربران فعال در سیستم و غیر فعال نمودن آنها در صورت نیاز

• امکان مشاهده کامل وقایع سیستم به تفکیک اعمال و حقوق دسترسی تعریف شده

• امکان جستجوی وقایع بر اساس فیلترهای مختلف زمان، کاربر و یا نوع واقعه

• تنظیم پشتیبان گیری اتوماتیک در سیستم با سه حالت مختلف کامل، تفاضلی و تجمعی

• امکان دسترسی مستقیم به نسخه های پشتیبان و بازیابی هر یک در صورت نیاز